Secrétariat et gestion administrative freelance Lot-et-Garonne

JOTIMO, secrétaire indépendante à Villeneuve-Sur-Lot, accompagne artisans, commerçants, agriculteurs, TPE, PME, associations et professions libérales à Villeneuve-sur-Lot et ses alentours dans la gestion de leurs tâches administratives quotidiennes. Des services flexibles, adaptés à votre activité, sans contraintes d'embauche et sans charges sociales, pour vous permettre de vous concentrer pleinement sur votre cœur de métier. 

JOTIMO s'adapte à votre entreprise.

Prestations à partir de 32€ TTC de l'heure.

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Secrétariat et gestion administrative

Confiez vos tâches administratives, gagnez du temps.

Traitement du courrier, facturation, suivi impayés, accompagnement à la facture électronique 2026.

Nos prestations
  • Traitement du courrier et des emails
  • Rédaction de courriers administratifs (litiges, réclamations...)
  • Classement et transmission des pièces au cabinet comptable
  • Numérisation et archivage des documents
  • Assistanat de direction et secrétariat sur mesure
  • Établissement et suivi des devis et factures clients
  • Accompagnement au passage du numérique
  • Facture électronique clé en main — obligatoire en 2026
  • Remise en banque
  • Relances et suivi des impayés
  • Gestion et suivi des fournisseurs (vérification factures, BL…)
  • Gestion et suivi de la trésorerie
  • Relations avec les organismes administratifs
  • Suivi des contrats d'entretien annuels (extincteurs, contrôles techniques…)
  • Gestion des sinistres (déclaration auprès des assurances, suivi des dossiers)

Gestion sociale et ressources humaines

Sécurisez vos obligations sociales sans contraintes

De l'embauche à la sortie du salarié, JOTIMO gère vos formalités des ressources humaines de A à Z.

Nos prestations
  • Gestion des dossiers d'embauche et rédaction des contrats de travail
  • DPAE (déclaration préalable à l'embauche)
  • Gestion des formalités de sortie des salariés
  • Tenue du registre du personnel
  • Préparation des éléments de paie (primes, absences, tickets restaurant)
  • Transmission au gestionnaire de paie
  • Gestion et suivi des mutuelles et prévoyances
  • Suivi des visites médicales et congés payés
  • Préparation et suivi des entretiens professionnels obligatoires
  • Gestion des notes de frais
  • Aide au recrutement (rédaction d'annonces, tri des candidatures…)
  • Gestion des accidents du travail (déclaration, suivi CPAM)
  • Aide aux demandes de formation (CPF, OPCO)

Création et reprise d'entreprise

Vous créez ou reprenez une entreprise ?

JOTIMO vous accompagne dès le départ pour structurer votre gestion et repartir sur des bases solides.

Nos prestations
  • Aide aux formalités de création (statuts, Kbis, immatriculation)
  • Mise en place des outils de gestion et de facturation
  • Accompagnement dans le choix du logiciel adapté à votre activité
  • Constitution du dossier de financement (banque, aides locales)
  • Mise en place des procédures administratives dès le démarrage
  • Accompagnement à la transition numérique et à la facture électronique
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Contrôle de gestion et trésorerie

Transformez vos chiffres en décisions stratégiques.

Tableaux de bord, analyse des marges, budget prévisionnel, pilotez votre rentabilité en toute clarté.

Nos prestations
  • Création de tableaux de bord et de tableaux de suivi personnalisés sur Excel (commandes, devis, factures, relances, congés…)
  • Optimisation de vos fichiers Excel existants (formules, tableaux croisés dynamiques, automatisation des tâches répétitives)
  • Accompagnement de votre secrétaire ou assistante dans la prise en main de ses outils de suivi
  • Suivi des indicateurs de performance (KPI) adaptés à votre activité
  • Calcul et analyse des marges par chantier ou par produit
  • Analyse de la structure des coûts et recommandations pour réduire les charges
  • Calcul du seuil de rentabilité (CA minimum à réaliser)
  • Établissement et suivi du budget prévisionnel (devis vs réalisé)
  • Prévisions financières (chiffre d'affaires, charges, trésorerie)
  • Études d'impact avant investissement ou recrutement
  • Collaboration avec votre expert-comptable

Gestion commerciale et suivi clients

Développez votre activité sans vous noyer.

JOTIMO structure votre gestion client et fournisseur pour une vision claire de votre performance.

Nos prestations
  • Création et mise à jour des fiches clients et fournisseurs
  • Gestion et suivi des contrats commerciaux (renouvellements, échéances)
  • Tableaux de bord commerciaux (CA par client, évolution du portefeuille)
  • Relances commerciales (clients inactifs, renouvellements)
  • Gestion des réclamations et litiges clients
  • Rédaction de courriers commerciaux

Veille juridique et conformité

Restez en conformité avec vos obligations légales.

JOTIMO surveille les évolutions réglementaires pour que votre entreprise reste en conformité.

Nos prestations
  • Secrétariat juridique annuel (préparation AG, dépôt des comptes au greffe)
  • Assistance à la rédaction et modification de statuts
  • Vérification et mise à jour des documents obligatoires dont le DUERP
  • Affichage obligatoire et suivi de la conformité
  • Suivi des contrats d'assurance (RC Pro, décennale, protection juridique)
  • Mise en conformité RGPD
  • Collaboration avec le service juridique de votre cabinet comptable
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Comment se déroule votre collaboration avec JOTIMO ?

Chaque mission démarre par un échange pour cerner précisément vos besoins et le volume d'heures nécessaire. Vous choisissez ensuite les prestations qui vous concernent, ponctuelles ou récurrentes, sans obligation de forfait global.

Nous nous adaptons nos prestations de secrétariat ou de gestion administrative à votre organisation : transmission des documents par voie numérique ou papier, points réguliers par téléphone ou en visio, intervention dans vos locaux si vous le préférez. Vous gardez à tout moment une visibilité claire sur l'avancement de vos dossiers.

Prêt à déléguer votre administratif ? Contactez JOTIMO dès aujourd'hui pour un devis gratuit et sans engagement.

QUESTIONS FREQUENTES

Puis-je choisir uniquement certaines prestations, ou faut-il un forfait global ?

Vous choisissez librement les prestations qui correspondent à vos besoins, secrétariat seul, gestion sociale seule, ou une combinaison de plusieurs services. Aucun forfait global n'est imposé.

Intervenez-vous sur la facture électronique obligatoire en 2027 ?

Oui, JOTIMO vous accompagne dans la mise en conformité avec la réforme de la facturation électronique : choix d'outil, paramétrage et accompagnement à la transition numérique.

Pouvez-vous améliorer nos fichiers Excel et accompagner ?

Oui. JOTIMO commence par regarder comment vos fichiers sont utilisés aujourd’hui, puis les simplifie ou crée des tableaux de suivi adaptés à votre activité. Votre secrétaire ou assistante est ensuite accompagnée dans leur prise en main, avec un mémo d’utilisation, pour gagner du temps et limiter les erreurs. Les fichiers sont conçus pour rester simples à utiliser et à modifier, et votre équipe est accompagnée pour être autonome. JOTIMO reste disponible si vous avez besoin d’une évolution ou d’une aide ponctuelle

Comment se déroule l’accompagnement avec JOTIMO ?

Tout démarre par un diagnostic et de vos méthodes de travail, avec un court compte rendu des priorités. Vous choisissez ensuite ce que vous souhaitez mettre en place, sans obligation. JOTIMO travaille directement sur place, avec des exemples de votre quotidien, et reste disponible pour un point de suivi.

Travaillez-vous avec mon expert-comptable actuel ?

Oui, JOTIMO collabore directement avec votre cabinet comptable : transmission des pièces, classement des documents et coordination sur les sujets de gestion et de conformité.

Comment se passe la transmission des documents ?

Selon votre préférence : envoi numérique (email, espace partagé) ou remise physique lors de nos interventions dans vos locaux. Nous nous adaptons à vos habitudes de travail.

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